Interní oznamovací systém

Whistleblowing je ve vyspělých zemích považovaný za efektivní nástroj, jak odhalovat neetické či protiprávní jednání i uvnitř soukromé organizace. K této formě řešení nešvarů a problémů v rámci podnikání se hlásí i Zemědělský výzkum,spol. s r.o., kdy zároveň reaguje jak na Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob oznamujících porušení práva Unie (dále jen „Směrnice“), tak na zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále též jen „zákon o ochraně oznamovatelů“).

Interní oznamovací systém pro oznámení obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo porušuje jiný právní předpis či předpis Evropské unie upravující určité oblasti [viz § 2 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně oznamovatelů], slouží pro oznamovatele, kterými může být pouze fyzická osoba, konající pro Zemědělský výzkum,spol. s r.o. závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu, nebo dobrovolnickou činnost nebo odbornou praxi či stáž apod. nebo uchazeč o práci nebo jinou obdobnou činnost u Zemědělského výzkumu,spol. s r.o. - typicky zaměstnanec společnosti Zemědělský výzkum,spol. s r.o., protože Zemědělský výzkum,spol. s r.o. vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ně nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona o ochraně oznamovatelů.

Oznamovatelé se mohou v první řadě obrátit na tzv. příslušnou osobu (viz kontaktní údaje níže) nebo využít vnitřní oznamovací systém společnosti Zemědělský výzkum,spol. s r.o. (lze využít webový odesílací formulář – viz níže, nebo oznámení učinit písemnou formou – kontaktní údaje u tzv. příslušné osoby nebo ústní/osobní formou – ústní podání prosíme domluvit si na kontaktních údajích tzv. příslušné osoby). 

Oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému je preferovanou variantou, neboť případnou nápravu zjištěného protiprávního stavu může zajistit hned sama společnost Zemědělský výzkum,spol. s r.o.

Oznamovatelé mohou, bez ohledu na to, zda nejprve využijí vnitřní oznamovací systém společnosti Zemědělský výzkum,spol. s r.o., podat oznámení i Ministerstvu spravedlnosti ČR (více viz https://oznamovatel.justice.cz/ ) či orgánu veřejné moci příslušnému k přijímání oznámení podle jiných právních předpisů (v případě trestního oznámení jde o policejní orgán a státního zástupce, v případě oznámení přestupku jde o věcně a místně příslušný správní orgán), a to vnitrostátnímu i evropskému.

Podání vědomě nepravdivého oznámení je přestupkem podle zákona o ochraně oznamovatelů a za tento přestupek lze uložit POKUTU do 50 000 Kč. 

Příslušnou osobou v rámci interního oznamovacího systému společnosti Zemědělský výzkum,spol. s r.o. je:

Mgr. Lucie Stejskalová, nar. 20. června 1979, advokátka

Oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti Zemědělský výzkum,spol. s r.o. může oznamovatel podat:

• písemně pomocí online formuláře (viz níže)
• písemně na emailovou schránku: whistleblowing@akhsb.com
• písemně (listinnou poštou - v zalepené obálce, která musí být čitelně označena nápisem "k rukám výhradně Mgr. Lucie Stejskalové – OZNÁMENÍ – NEOTVÍRAT") na adresu: Zemědělský výzkum,spol. s r.o., Zahradní 1, 664 41 Troubsko
• telefonicky na telefonní lince: 513 034 903
• provozní doba telefonní linky: 9 – 15 hod. v pracovní dny
• osobně u příslušné osoby (prosíme o dohodu s příslušnou osobou na termínu schůzky, nejlépe pod výše uvedeným telefonním spojením)

S Vámi poskytnutými informacemi bude nakládáno důvěrně a utajeně ‒ příslušná osoba se jako jediná smí seznamovat s oznámeními, a tedy je i posuzovat. Anonymní oznámení nebudou společností Zemědělský výzkum,spol. s r.o. přijímána ani vyřizována. Anonymním oznamovatelům nenáleží ochrana dle zákona o ochraně oznamovatelů. 

Zemědělský výzkum,spol. s r.o. nepřijímá oznámení od osob, které pro něj nevykonávají závislou práci (vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu), dobrovolnickou činnost nebo odbornou praxi či stáž nebo nebyla uchazečem o práci nebo jinou obdobnou činnost u Zemědělského výzkumu,spol. s r.o.

Informace a poučení dle GDPR – ochrana osobních údajů

1. Rozsah a účel zpracování osobních údajů v rámci interního oznamovacího systému (whistleblowing)

Zemědělský výzkum,spol. s r.o. (dále též „ZV“) v rámci ochrany oznamovatelů a provozování interního oznamovacího systému plní své zákonné povinnosti na poli umožnění oznamování případného protiprávního jednání, které má znaky trestného činu nebo určitých přestupků nebo porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie upravující určité oblasti (kupř. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu; ochrana spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů; bezpečnost dopravy; ochrana životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat; ochrana osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů), o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností.

Zaměstnanci ZV stejně jako další fyzické osoby (pracovníci s DPČ nebo DPP, stážisté, dobrovolníci atp., uchazeč o práci nebo jinou obdobnou činnost u ZV), včetně těch, které dané podmínky splňovaly dříve v minulosti, se tak dobrovolně mohou na ZV obracet se svými oznámeními, a to jak osobně, telefonicky, e-mailem či prostřednictvím zásilky doručené poštou či osobně.

Co do rozsahu bude ZV zpracovávat jen osobní údaje poskytnuté přímo oznamovatelem – a to pouze v nezbytném (poskytnutém) rozsahu (tzn. jméno, příjmení, datum narození, vztah k ZV, kontaktní údaje – telefon, e-mail, adresa bydliště, obsah oznámení). Tyto osobní údaje jsou ZV oznamovatelem poskytovány zcela dobrovolně ‒ pokud je oznamovatel neposkytne, nebude ZV moci na oznámení odpovědět, popř. na anonymní podání (tzn. bez uvedení jména, příjmení a data narození) nebude ani reagováno, protože ZV anonymní oznámení nepřijímá.

Příslušná osoba je dle zákona o ochraně oznamovatelů povinna o ústním oznámení pořídit jeho zvukovou nahrávku (pouze se souhlasem oznamovatele) nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení; tedy i v těchto prostředcích mohou být obsaženy osobní údaje, s nimiž bude příslušná osoba, resp. ZV nakládat.

Účelem zpracování je tak splnění povinností ZV coby povinné osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů, včetně nakládání s oznámením, posouzením jeho důvodnosti nebo přijetí opatření k nápravě atd.

2. Právní základ

Zpracování osobních údajů oznamovatele je založeno na svobodném rozhodnutí oznamovatele učinit oznámení. Následné zpracování osobních údajů oznamovatele (v rozsahu nutných pro plnění zákonných povinností ZV – kupř. oznamování o přijetí oznámení, vyrozumění oznamovatele o výsledcích posouzení odůvodněnosti oznámení) je tak založeno na faktu, že zpracování je nezbytné pro splnění právních povinností, která ZV dle zákona o ochraně oznamovatelů má [viz článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR].

U důvodných oznámení může být právním základem rovněž nezbytnost pro účely oprávněných zájmů ZV [čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR], kdy ZV má oprávněný zájem na prevenci, zastavení a omezování kriminality a řady dalších nezákonných či nekalých jednání, které mohou být předmětem oznámení.

Poskytování osobních údajů ve výše uvedené souvislosti není smluvním požadavkem ZV, ani požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, s tím, že oznamovatel nemá povinnost osobní údaje poskytnout - pokud ale neposkytne povinné údaje (jméno, příjmení, datum narození), bude oznámení považováno za anonymní a pokud neposkytne nepovinné údaje (zejména kontaktní), nebude ZV (resp. příslušná osoba) schopen oznamovateli na jeho oznámení odpovědět, ani jej informovat o výsledku přezkoumání oznámení, jak vyžaduje právní úprava.

Osobní údaje oznamovatele nejsou využívány k automatickému rozhodování nebo profilování.

Komplexní přehled zpracovávaných osobních údajů:

3. Doba uchování

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne jeho přijetí. Po uplynutí této doby dojde k výmazu osobních údajů oznamovatele. Další uchování se může uskutečnit jen v jednotlivých případech, pokud to vyžaduje zákon nebo oprávněný zájem ZV (oznámení je stále řešeno nebo jsou z něj uplatňovány ZV nároky – kupř. při vědomě nepravdivém oznámení).

4. Případní příjemci osobních údajů, předání do třetí země

V rámci splnění zákonných povinností ze strany ZV mohou být příslušné osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu a výhradně pro příslušný účel zpřístupněny pouze tzv. příslušné osobě dle zákona o ochraně oznamovatelů a mimo něj (ale bez prozrazení oznamovatele, resp. účelu komunikace):

• zaměstnancům a orgánům ZV (zde se však předpokládá, že dojde k úplné anonymizaci oznámení a je řešena pouze podstata oznámení a jeho oprávněnost)
• poskytovateli poštovních/kurýrních služeb či jiných komunikačních služeb či platforem (kupř. jméno, příjmení, adresa, e-mail) při komunikaci s oznamovatelem
• poskytovatelům konzultačních a odborných služeb – dle charakteru oznámení (zde se však předpokládá, že dojde k úplné anonymizaci oznámení)
• příslušným orgánům veřejné moci, stanoví-li tak závazný právní předpis (kupř. § 368 trestního zákoníku)
• jakékoli osobě, dá-li k tomu oznamovatel (subjekt údajů) souhlas.

Předání do třetí země se nepředpokládá, ledaže se oznámení týká třetí země nebo osoby z třetí země.

Poučení o právech dle GDPR

Jako subjekt údajů má oznamovatel právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním, a u údajů, které je ZV povinen užívat na základě závazných právních předpisů.

• Oznamovatel či jiná dotčená třetí osoba (svědek, údajný pachatel) má právo získat od ZV potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:
  • účely zpracování
  • kategorie dotčených osobních údajů;
  • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;
  • plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
  • existence práva požadovat od ZV opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se oznamovatele nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
  • právo podat stížnost u dozorového úřadu;
  • veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od oznamovatele;
  • skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro oznamovatele.
• ZV poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může ZV účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže oznamovatel podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud oznamovatel nepožádá o jiný způsob.
• Oznamovatel má právo na to, aby ZV bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“): oznamovatel má právo na to, aby ZV bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a ZV má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • oznamovatel odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje podle příslušného ustanovení GDPR zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  • oznamovatel vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 GDPR;
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, které se na ZV vztahuje;
  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 GDPR.
• 
  
  Jestliže ZV osobní údaje zveřejnil a je povinen je dle výše uvedeného vymazat, přijme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, aby informoval správce, kteří tyto osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá, aby vymazali veškeré odkazy na tyto osobní údaje, jejich kopie či replikace.
  
  Výše uvedené se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné:
  • pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
  • pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na ZV vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je ZV pověřen;
  • z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví v souladu s čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 GDPR;
  • pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely v souladu s čl. 89 odst. 1 GDPR, pokud je pravděpodobné, že by právo být zapomenut znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování;
  • pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
    
    
• Oznamovatel má právo na to, aby ZV omezil zpracování údajů v kterémkoli z těchto případů:
  • oznamovatel popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby ZV mohl přesnost osobních údajů ověřit;
  • zpracování je protiprávní a oznamovatel odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
  • ZV již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale oznamovatel je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • oznamovatel vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody ZV převažují nad oprávněnými důvody oznamovatele.
• Za podmínek daných čl. 20 GDPR má oznamovatel právo na přenositelnost údajů.
• Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, má každý subjekt údajů právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se oznamovatel domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno GDPR.

Výše uvedená práva přináleží i dalším subjektům osobních údajů, stanou-li se předmětem oznámení nebo jeho prověřování (kupř. svědci, tvrzený pachatel).

Právo na přístup však nesmí být zneužito k získání informace o totožnosti oznamovatele nebo svědků a výkon práva na opravu nesmí vést k úpravě prvků obsažených v oznámení.

Směrnice o zajištění genderové rovnosti ZDE